Istota problemu leży w definicji danych osobowych. Danymi osobowymi nie są bowiem informacje, jeśli nie można przypisać ich do konkretnej osoby lub ustalenie tożsamości takiej osoby wymagałoby nadmiernych nakładów kosztów czasu lub działań (art. 6 ust. 3 ustawy o ochronie danych osobowych). Jeśli zatem wizerunek utrwalony na taśmach video można przypisać do konkretnych osób np. połączyć z danymi znajdującymi się np. w rejestrze członków spółdzielni, to w takiej sytuacji zastosowanie znajdą przepisy ustawy o ochronie danych osobowych. To zatem, czy zapis wideo połączony jest z innymi danymi osobowymi, i jakie jest kryterium dostępu do tych danych, zależy od organizacji wideo-filmowania. Zachodzi zatem konieczność dokonania oceny sytuacji występującej u danego administratroa w odniesieniu do definicji danych osobowych sformułowanej w art. 6 ustawy o ochronie danych osobowych.

Legalność z punktu widzenia przepisów o ochronie danych osobowych można oceniać dopiero wtedy, gdy okaże się, że zapis na taśmach wideo można traktować jako dane osobowe w rozumieniu przepisów ustawy o ochronie danych osobowych. Wówczas administrator musi wykazać się spełnieniem jednej z przesłanek określonych w art. 23 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych. Dotychczas spółdzielnie mieszkniowe gromadzące w ten spośób dane osobowe powoływały się na pkt 5 tego przepisu zezwalajacy na wykorzytywanie danych, gdy służy to realizacji usprawiedliwionego celu administratora. Jako taki usprawiedliwoiny cel wskazywały bezpieczeństwo budynku lub ochronę majątku spółdzielni.