Przed zgłoszeniem GIODO zbioru do rejestracji należy sprawdzić czy podlega on temu obowiązkowi (lub – czy ten wymóg go dotyczy).

Niektóre zbiory  zwolnione są z tego obowiązku, o czym wielu administratorów zapomina, przysparzając sobie dodatkowej, niepotrzebnej pracy.

Do Biura GIODO wpływają bowiem, zarówno od podmiotów publicznych, jak i prywatnych setki zgłoszeń pomimo, że obowiązek ten ich nie dotyczy.

Obowiązek zgłoszenia zbioru do rejestracji nie dotyczy m. in. następujących sytuacji:

1. Administrator przetwarza dane w zbiorach, które nie są prowadzone z wykorzystaniem systemów informatycznych, z wyjątkiem zbiorów zawierających dane wrażliwe, tj określone w art. 27 ust. 1 ustawy.
2. Administrator nie przetwarza w zbiorze danych wrażliwych, jednocześnie powołał administratora bezpieczeństwa informacji i zgłosił go do rejestracji GIODO.
3. Administrator przetwarza dane w związku z zatrudnieniem u siebie pracowników, świadczeniem mu usług na podstawie umów cywilnoprawnych, a także zbiorów dotyczących osób u niego zrzeszonych lub uczących się.
4. Administrator przetwarza dane osób korzystających z jego usług medycznych, obsługi notarialnej, adwokackiej, radcy prawnego, rzecznika patentowego, doradcy podatkowego lub biegłego rewidenta.

Pełen katalog zwolnień z obowiązku rejestracji zbiorów danych określony został w art. 43 ustawy o ochronie danych osobowych. ABI”. Treść ustawy znajduje się na stronie internetowej w zakładce Prawo.