Tak, osoba prowadząca działalność gospodarczą ma prawo pozyskać od osoby, która składa reklamację jej dane osobowe w zakresie adekwatnym do rozpatrzenia tej reklamacji.

Uzasadnienie:

Zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych legalność przetwarzania danych osobowych tzw. zwykłych (jak np. imię, nazwisko, adres zamieszkania, numer dowodu osobistego)  uzależniona jest od spełnienia przez administratora danych jednej z przesłanek wymienionych w jej art. 23 ust. 1 pkt 1 – 5. Ustawa dopuszcza możliwość przetwarzania, w tym gromadzenia danych, m.in. wtedy, gdy jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa (art. 23 ust. 1 pkt 2 ustawy), a także, gdy jest to niezbędne dla wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów realizowanych przez administratorów danych albo odbiorców danych, a  przetwarzanie nie narusza praw i wolności osoby, której dane dotyczą (art. 23 ust. 1 pkt 5 ustawy).

Warto zaznaczyć, że wszystkie przesłanki wymienione w art. 23 ust. 1 pkt 1- 5  ustawy , mają charakter autonomiczny oraz rozłączny i, co do zasady, są równoprawne, a spełnienie którejkolwiek z nich czyni zatem proces przetwarzania danych legalnym.

Kwestia przetwarzania danych w celu złożenia reklamacji uregulowana została w  ustawie z dnia 27 lipca 2002 r. o szczególnych warunkach sprzedaży konsumenckiej oraz o zmianie Kodeksu cywilnego. Zgodnie z art. 8 wyżej przytoczonej ustawy, jeżeli towar jest niezgodny z umową, kupujący może żądać doprowadzenia go do stanu zgodnego z umową przez nieodpłatną naprawę, albo wymianę na nowy. Chociaż z powyższego przepisu nie wynika wprost uprawnienie do gromadzenia przez sprzedawcę danych osobowych klientów zgłaszających reklamację towaru, to oczywistym jest, iż dla potrzeb jej rozpatrzenia oraz późniejszego wydania towaru właściwej osobie, koniecznym jest ich pozyskanie.

Aczkolwiek nie można pozyskiwać danych, które są zbędne do osiągnięcia celu ich przetwarzania, czyli w tym przypadku w celu rozpatrzenia reklamacji.

Zgodnie bowiem z art. 26 ust.1 pkt 3 ustawy o ochronie danych osobowych, administrator danych przetwarzający dane powinien dołożyć szczególnej staranności w celu ochrony interesów osób, których dane dotyczą, a w szczególności jest zobowiązany zapewnić, aby te dane były m.in. adekwatne w  stosunku do celów, w jakich są przetwarzane. Jak podkreśla się w literaturze przedmiotu, wymóg adekwatności danych w stosunku do celu ich przetwarzania sprzeciwia się zbieraniu wszelkich danych dla tego celu nieistotnych, nie mających znaczenia, jak i danych o większym – niż  uzasadniony z tego względu – stopniu szczegółowości. Relatywność danych powinna być oceniania najpóźniej w  momencie ich zbierania (por. J. Barta, P. Fajgielski, R. Markiewicz, „ochrona danych osobowych. Komentarz” wydanie III, Zakamycze  2004 str. 556 i  nast.). Podkreślenia wymaga przy tym niewątpliwa zasadność powyższego ustawowego ograniczenia zakresu przetwarzanych danych osobowych, które to dane, zarówno swym rodzajem jak i treścią nie powinny wykraczać poza potrzeby wynikające z celu ich zbierania. Przyjęcie odmiennego rozwiązania oznaczałoby bowiem aprobatę dla nieustannego poszerzania zakresu pozyskiwanych przez administratorów danych osobowych, motywowanego kolejnymi, nowymi potrzebami.

Dlatego biorąc powyższe pod uwagę, pozyskanie np. serii i numeru dowodu osobistego od osoby, która zgłasza reklamację wydaje się być wystarczającym dla zrealizowania celu administratora danych tj. wydania reklamowanego towaru właścicielowi. Bowiem w przeciwnym przypadku zachodziłoby ryzyko wydania towaru osobie nieuprawnionej a tym samym osoba zobowiązana do wydania reklamowanego towaru mogłaby narazić się na zarzut nienależytego wykonania zobowiązania.