Szkoły gromadzą wiele informacji o uczniach, ich rodzicach bądź opiekunach oraz o nauczycielach, a ich obowiązkiem jest właściwa ochrona tych danych.

Tymczasem z sygnałów docierających do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (GIODO),jak i przeprowadzonej w 2008 r. kontroli sektorowej w szkołach podstawowych i średnich wynika, że nie wszystkie szkoły są przygotowane do przetwarzania, w tym właściwego zabezpieczania, tak dużej liczby danych, które znajdują się w ich posiadaniu.

Jest to tym trudniejsze, że do sektora oświaty należą bardzo różne podmioty – poczynając od wielkich, dobrze wyposażonych szkół, które przy użyciu nowoczesnych metod zarówno uczą, jak i przetwarzają dane osobowe, a  kończąc na małych placówkach, w których zaledwie kliku nauczycieli musi wypełnić zarówno zadania edukacyjne, jak i te związane z przetwarzaniem danych osobowych.

Dlatego podnoszenie świadomości pracowników placówek oświatowych w  zakresie ochrony danych osobowych jest tak istotne. Celowi temu służył przyjazd dra Wojciecha Rafała Wiewiórowskiego, Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych na XIII Krajową Konferencję Dyrektorów Szkół i Przedszkoli odbywającą się 18 i 19 października 2011 r. w Łodzi, na której wygłosił referat pt. „Dyrektor administratorem baz danych osobowych”. Wyjaśniał w nim m.in. jak powinny być chronione dane gromadzone w Systemie Informacji Oświatowej (SIO).

W przerwie konferencji GIODO zorganizował spotkanie z mediami, podczas którego wskazywał na podstawowe zasady, których szkoły muszą przestrzegać przy pozyskiwaniu i wykorzystywaniu danych osobowych.

Pytany o ocenę nowej wersji systemu informacji oświatowej (SIO) powiedział, że po poprawkach wprowadzonych zarówno przez Ministerstwo Edukacji Narodowej (MEN), jak i przez Sejm do uchwalanych w tym zakresie przepisów można przyjąć, iż jest on akceptowalny. Wskazywał, że z punktu widzenia ochrony danych osobowych szczególnie istotne są ostateczne uregulowania dotyczące pozyskiwania i wykorzystywania danych tzw. szczególnie chronionych, do których należą m.in. dane o niepełnosprawności.

- Istnieje na przykład powszechne przekonanie – mówił dr Wojciech Rafał Wiewiórowski - że w SIO przechowywane będą informacje o  niepełnosprawności dziecka, podczas gdy w systemie tym przetwarzana będzie jedynie informacja o tym, że orzeczenie w takiej sprawie zostało wystawione. Jego treść nie będzie tam zamieszczana - wyjaśniał. Jak mówił, posiadanie informacji o orzeczeniu niepełnosprawności jest niezbędne ze względu na naliczanie subwencji oświatowej. Nie ma jednak żadnego powodu, aby ta informacja była w pełni spersonalizowana lub w całości przekazywana do MEN. Co istotne, te dane będą przetwarzane tylko przez rok od zakończenia okresu rozliczania subwencji oświatowej

- Większość danych zgromadzonych w systemie informacji oświatowej jest przetwarzana przez 5 lat, a następnie anonimizowana. Natomiast dane dotyczące m.in. orzeczeń o niepełnosprawności jedynie przez rok od zakończenia okresu rozliczania subwencji oświatowej – mówił dr Wojciech Rafał Wiewiórowski. - Nie mamy więc do czynienia z sytuacją, w której w systemie pozostaje generalny obraz danego ucznia z całego okresu jego edukacji – dodał.