Zawiadomienia o wyznaczeniu IOD należy dokonywać od 25 maja 2018 r. Od tego dnia nie należy do nas kierować zgłoszeń powołania i odwołania ABI.

W związku z wpływającymi do Biura GIODO zawiadomieniami o danych kontaktowych inspektora ochrony danych (IOD) informujemy, że zawiadomienia takie będzie można składać od 25 maja 2018 r.

Nowy obowiązek

Obowiązek wyznaczenia inspektora ochrony danych określony został w art. 37 ust. 1 RODO (w przypadku podmiotów publicznych należy dodatkowo uwzględnić art. 9 nowej ustawy o ochronie danych osobowych podpisanej przez Prezydenta RP w dniu 22 maja 2018 r.). Z kolei obowiązek zawiadamiania Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (to nowa nazwa organu nadzorczego) o danych kontaktowych inspektora ochrony danych przewidziany został w art. 37 ust. 7 RODO.

Sposób i terminy wykonania

Sposób i terminy wykonania tego obowiązku zostały szczegółowo określone w przepisach nowej ustawy o ochronie danych osobowych. Zgodnie z art. 10 ust. 1  i 3 ustawy z dnia 10 maja 2018 r.,  administrator w terminie 14 dni od wyznaczenia IOD  zawiadamia Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych o wyznaczeniu IOD, wskazując w zawiadomieniu:

1)     imię, nazwisko oraz adres poczty elektronicznej lub numer telefonu inspektora,

2)     imię i nazwisko oraz adres zamieszkania, w przypadku gdy administratorem lub podmiotem przetwarzającym jest osoba fizyczna,

3)     firmę przedsiębiorcy oraz adres miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, w przypadku gdy administratorem lub podmiotem przetwarzającym jest osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą,

4)     pełną nazwę oraz adres siedziby, w przypadku gdy administratorem lub podmiotem przetwarzającym jest podmiot inny niż wskazany w pkt. 2 i 3,

5)     numer identyfikacyjny REGON, jeżeli został nadany administratorowi lub podmiotowi przetwarzającemu.

W okresie przejściowym, bezpośrednio po wejściu w życie ustawy, zostały przewidziane szczególne  terminy na dopełnienie tego obowiązku. Zależą one od tego, czy dany podmiot przed 25 maja 2018 r. miał powołanego administratora bezpieczeństwa informacji (ABI), a także od tego, czy nowe przepisy nakładają na niego obowiązek wyznaczenia inspektora ochrony danych.

Jeżeli na administratorze w świetle nowych przepisów spoczywa obowiązek wyznaczenia IOD, to powiadomienia należy dokonać:

• do 1 września 2018 r. - gdy administrator wyznaczył ABI przed 25 maja 2018 r. i decyduje, że ta sama osoba będzie pełnić u niego funkcję inspektora ochrony danych (art. 158 ust. 1 i 2 nowej ustawy),
• w terminie 14 dni – gdy administrator wyznaczył ABI przed 25 maja 2018 r., ale do pełnienia funkcji IOD wyznaczył inną osobę (art. 158 ust. 1 nowej ustawy),
• do 31 lipca 2018 r. - gdy administrator nie powołał ABI przed 25 maja 2018 r. (art. 158 ust. 4 nowej ustawy).

Jeżeli na administratorze w świetle nowych przepisów nie spoczywa obowiązek wyznaczenia IOD, a zdecydował się on na wyznaczenie takiej osoby, to powiadomienia powinien dokonać:

• do 1 września 2018 r. - gdy administrator wyznaczył ABI przed 25 maja 2018 r. i decyduje, że ta sama osoba będzie pełnić u niego funkcję inspektora ochrony danych (art. 158 ust. 1 i 2 nowej ustawy),
• w terminie 14 dni od dnia wyznaczenia inspektora ochrony danych – gdy administrator wyznaczył ABI przed 25 maja 2018 r., ale do pełnienia funkcji IOD wyznaczył inną osobę (art. 158 ust. 1 nowej ustawy),
• w terminie 14 dni od dnia wyznaczenia inspektora ochrony danych - gdy administrator nie wyznaczył ABI przed 25 maja 2018 r., ale decyduje się na wyznaczenie inspektora ochrony danych (art. 10 nowej ustawy).

W przypadku podmiotów przetwarzających, które zgodnie z nowymi przepisami:

• będą miały obowiązek wyznaczenia IOD, powiadomienie powinno nastąpić do 31 lipca 2018 r. (art. 158 ust. 5 nowej ustawy),
• nie będą miały obowiązku wyznaczenia IOD, a zdecydują się na powołanie takiej osoby, powiadomienie powinno nastąpić w terminie 14 dni od dnia wyznaczenia (art. 10 ust. 1 nowej ustawy).

Po upływie okresu przejściowego zasadą w zakresie terminu na powiadomienie o wyznaczeniu IOD będzie 14 dni od dnia wyznaczenia. Termin ten będzie miał zastosowanie m.in. w przypadkach nowo tworzonych podmiotów, który wyznaczą IOD, a także podmiotów, które w chwili wejścia do stosowania RODO nie mają obowiązku wyznaczenia IOD, ale taki obowiązek powstanie np. w związku ze zmianą przedmiotu głównej działalności na działalność polegającą na operacjach przetwarzania, które ze względu na swój charakter, zakres lub cele wymagają regularnego i systematycznego monitorowania osób, których dane dotyczą, na dużą skalę (art. 37 ust. 1 lit. b RODO).

Zgodnie z art. 10 ust. 6 nowej ustawy o ochronie danych osobowych, zawiadomienia o wyznaczeniu IOD należy dokonywać w postaci elektronicznej i opatrzyć kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Po 25 maja 2018 r. na stronie internetowej urzędu będzie udostępniony elektroniczny formularz służący do tego celu.

Zniesienie obowiązku zgłaszania ABI do rejestracji

Od 25 maja 2018 r. nie należy kierować do nas zgłoszeń powołania i odwołania ABI. Zgodnie z nową ustawą o ochronie danych osobowych, która ma wejść w życie 25 maja 2018 r., z tym samym dniem straci moc obowiązującą ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych, m.in. w zakresie, w jakim przewidywała ona obowiązek zgłaszania do GIODO powołania i odwołania ABI. Od tego dnia nie należy zatem kierować do nas tego rodzaju wniosków.

 Udostępnianie informacji o IOD na stronie internetowej administratora lub podmiotu przetwarzającego

Jednocześnie przepisy nowej ustawy o ochronie danych osobowych przewidują, że podmiot, który wyznaczył inspektora, udostępnia imię, nazwisko, adres poczty elektronicznej lub numer telefonu inspektora niezwłocznie po jego wyznaczeniu, na swojej stronie internetowej, a jeżeli nie prowadzi własnej strony internetowej, w sposób ogólnie dostępny w miejscu prowadzenia działalności (art. 11 nowej ustawy o ochronie danych osobowych).